Spare Zeit, vermeide Umwege und erreiche deine Ziele schneller – Jede Woche kommen neue Tools, Vorlagen und KI-Assistenten hinzu.

Toolbeschreibung: Nachfass-Assistent
Kontakte organisieren, kein Nachfassen mehr vergessen und alles datenschutzfreundlich lokal speichern

Inhalt:

📘 Kurzbeschreibung:
Wie hilft dir das Tool? | Welches Problem löst es? | Typische Anwendungsfälle

🎯 Herausforderung und Challenge
Welche kleine Aufgabe kannst du damit lösen?

👥 Community
Wo kannst du deine Erfahrungen und dein Ergebnis mit anderen teilen?

🛠️ Das Tool hilfreich anwenden
Video

Wie nutzt du das Tool?
Grundkonzept: Wichtige Funktionen, Datenschutz und Einfachheit
Schnellstart-Anleitung (Schritt-für-Schritt-Anleitung)
Praktisches Beispiel
Tipps und Best Practices
Häufige Fehler, die du vermeiden kannst

📘 Kurzbeschreibung:

Wie hilft dir der Nachfass-Assistent?

Der Nachfass-Assistent unterstützt dich dabei, Kooperationskontakte vom ersten Erfassen bis zum dokumentierten Gespräch übersichtlich zu begleiten.

Wichtig: Was der Nachfass-Assistent nicht übernimmt

Der Nachfass-Assistent bereitet Arbeitsschritte vor, ordnet Informationen und macht fällige Aufgaben sichtbar. Er entscheidet aber nicht, wer kontaktiert wird, versendet keine Nachrichten und führt keine Anrufe selbstständig durch. Recherchen erfolgen nur nach deinem ausdrücklichen Auftrag. Du prüfst Kontakte, Quellen und Textvorschläge, gibst jeden Schritt bewusst frei und gestaltest die persönliche Kommunikation selbst.

Du kannst damit:

Kontakte mit Organisation, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Angebot, Priorität und Status pflegen,
fehlende Angaben erkennen und Kontakte bewusst freigeben,
Erstanschreiben und Follow-up-Mails aus Vorlagen vorbereiten,
den nächsten Arbeitsschritt und seine Fälligkeit sehen,
Telefon-Nachfassschritte anhand eines Gesprächsleitfadens vorbereiten,
Gesprächsergebnisse und nächste Schritte dokumentieren,
Rechercheaufträge für neue Kontakte strukturiert erfassen,
Kontaktlisten als CSV importieren und exportieren,
Daten sichern und bei Bedarf wiederherstellen.

Der Assistent verbindet dabei eine einfache Kontaktverwaltung mit einem klaren Ablauf:

Kontakt prüfen
Erstmail vorbereiten und manuell senden
nach sieben Tagen ein Follow-up vorsehen
drei Tage später den Telefonkontakt vorbereiten
Gespräch und nächsten Schritt dokumentieren

Damit hilft er dir nicht nur beim Verwalten, sondern vor allem beim Handeln.

Aus einem allgemeinen Wunsch wie „Ich möchte fünf zahlende Pilotkunden“ wird eine überprüfbare Handlungskette:

Ziel klären
tatsächliche Ausgangslage prüfen
innere und äußere Hindernisse erkennen
die nächste Handlung erleichtern
einen kleinen Schritt ausführen
das Ergebnis auswerten
das Vorgehen verbessern
wiederholen

Das Ergebnis entsteht nicht durch bloßes Vorstellen, sondern weil aus einer Vorstellung konkrete und wiederholbare Handlungen werden.

Die lokale Version arbeitet als browserbasierte Anwendung mit einer SQLite-Datenbank auf dem eigenen Rechner. Die veröffentlichte Online-Demo enthält ausschließlich fiktive Beispieldaten und speichert Änderungen lokal im jeweiligen Browser. Sie ist nicht für echte personenbezogene Daten vorgesehen.

Welches Problem löst der Nachfass-Assistent?

Beim Aufbau von Kooperationen reicht es selten, eine erste E-Mail zu verschicken.

Oft entstehen folgende Schwierigkeiten:

Kontaktdaten liegen in verschiedenen Dateien oder Notizen.
Es ist unklar, wer bereits angeschrieben wurde.
Versanddaten fehlen oder sind falsch eingetragen.
Follow-ups werden zu spät oder gar nicht gesendet.
wichtige Kontakte gehen zwischen weniger dringenden Aufgaben unter.
Gesprächsnotizen führen nicht zu einem konkreten nächsten Schritt.
dieselben Kontakte werden mehrfach importiert.
Rechercheaufträge enthalten zu wenig Kontext.
ein großes Akquise- oder Kooperationsziel führt nicht zu einer machbaren Tagesaufgabe.

Der Nachfass-Assistent schafft daraus einen nachvollziehbaren Arbeitsprozess. Status, Fälligkeit, Priorität und nächste Aktion werden miteinander verbunden. So kannst du erkennen, was heute wichtig ist, ohne jeden Kontakt einzeln durchsuchen zu müssen.

Auf der Startseite „Heute“ stehen zeitkritische Schritte zuerst: überfällige Follow-ups und Telefontermine, danach spätestens morgen anstehende Follow-ups und Telefontermine und anschließend allgemeine Prüf- und Freigabeaufgaben. Innerhalb dieser Logik werden die Kontaktprioritäten berücksichtigt. So verdrängt eine weniger dringende Freigabe kein fälliges Nachfassen.

Typische Anwendungsfälle

Du kannst den Nachfass-Assistenten beispielsweise nutzen, wenn du ...

mögliche Pilot- und Kooperationspartner systematisch ansprechen möchtest,
nach einer Erstmail rechtzeitig und wertschätzend nachfassen willst,
Kontakte verschiedenen Angeboten zuordnen möchtest,
vorhandene CSV-Kontakte in einen klaren Arbeitsablauf überführen willst,
Namen, Organisationen oder Webadressen als Rechercheaufträge sammeln möchtest,
öffentlich zugängliche geschäftliche Kontaktdaten ergänzen lassen möchtest,
Telefonate mit einem einheitlichen Leitfaden vorbereiten willst,
Gesprächsergebnisse und Wiedervorlagen nachvollziehbar festhalten möchtest,
deine Daten lokal verwalten und sichern möchtest,
einen strukturierten Nachfassprozess zunächst mit fiktiven Daten ausprobieren möchtest.
ein größeres Ziel in kleine, heute ausführbare Kontaktaufgaben übersetzen möchtest.

🎯Herausforderung und Challenge

Kennst du das? Du hast einen interessanten Kontakt gefunden oder bereits angeschrieben, aber danach fehlt dir ein klarer Ablauf. Einige Tage später weißt du nicht mehr sicher, wann die Nachricht versendet wurde, ob ein Follow-up fällig ist oder welche Information beim nächsten Gespräch wichtig wäre.

Genau dabei unterstützt dich der Nachfass-Assistent.

Deine Challenge

Wähle einen fiktiven oder bereits zulässig gespeicherten geschäftlichen Kontakt und bilde den nächsten sinnvollen Schritt vollständig ab.

Mögliche Aufgaben:

Ergänze fehlende Angaben und setze einen geprüften Kontakt auf „Freigegeben“.
Bereite ein Erstanschreiben vor und trage nach dem manuellen Versand das Datum ein.
Prüfe einen Kontakt, dessen Follow-up fällig ist.
Bereite anhand des Leitfadens einen Telefon-Nachfassschritt vor.
Dokumentiere ein Gespräch mit Ergebnis und konkretem nächsten Schritt.
Erfasse einen Rechercheauftrag mit Ziel, Gebiet, gewünschter Rolle und Kontext.

Für den Einstieg eignet sich die Online-Demo mit den fünf fiktiven Beispielkontakten.

Eine zweite mögliche Challenge beginnt beim Ziel:

„Ich möchte fünf passende Pilotkunden für mein Angebot gewinnen.“

Prüfe dann: Wie viele geeignete Kontakte kennen dein Angebot bereits? Was vermeidest du bisher? Fehlt dir eine Kontaktliste, ein Gesprächsleitfaden oder ein klarer Termin? Leite daraus eine kleine Aufgabe für heute ab, zum Beispiel: drei passende Kontakte prüfen und den jeweils nächsten Schritt festlegen.

👥 Community

Nutze das Tool und teile dein Ergebnis anschließend in der Community. im Bereich „Werkzeug & Challenge“:

Teile in dem Community-Bereich, den du für den Austausch zu deinen KI-Tools nutzt, keine echten personenbezogenen Kontaktdaten.

Teile stattdessen:

welchen Arbeitsschritt du getestet hast,
wodurch dein Vorgehen klarer wurde,
welche Statusangaben dir besonders helfen,
an welcher Stelle du noch unsicher warst,
welchen nächsten Schritt du bewusst selbst entschieden hast.

Andere Community-Mitglieder können dir Rückmeldung dazu geben, ob dein Nachfassschritt klar, respektvoll und angemessen terminiert ist. Der Austausch hilft außerdem, unterschiedliche Arbeitsweisen kennenzulernen, ohne sensible Kontaktdaten offenzulegen.

Nachfass-Assistent – Schnell & einfach erklärt

1️⃣ Grundkonzept

1. Kontakte

Zweck: Alle relevanten Informationen an einer Stelle pflegen.

Typische Inhalte: Name, Organisation, Rolle, E-Mail, Website, Telefon, Social-Media-Profile, Angebot, Priorität, Status, Quelle, Passung und Notizen.

Bedeutung: Ein vollständiger und geprüfter Kontakt ist die Grundlage für alle weiteren Schritte. Kontakte können einzeln oder mehrfach ausgewählt und gelöscht sowie per CSV importiert oder exportiert werden.

2. Heute und Fälligkeiten

Zweck: Die wichtigsten nächsten Arbeitsschritte sichtbar machen.

Typische Inhalte: fällige Prüfung, Erstmail, Follow-up, Telefonvorbereitung, Antwortbearbeitung oder Gesprächsauswertung.

Bedeutung: Dringlichkeit, Prozessschritt und Priorität werden gemeinsam berücksichtigt. Dadurch steht ein zeitkritisches Follow-up vor einer weniger dringenden Kontaktfreigabe.

Die Startseite zeigt standardmäßig die zwei wichtigsten Aufgaben. Über eine weitere Ansicht können alle offenen beziehungsweise fälligen Aufgaben betrachtet werden. Neben „Kontakte“ zeigt das Seitenmenü die aktuelle Gesamtzahl der Kontakte.

3. Mailvorlagen

Zweck: Erstanschreiben und Follow-up konsistent vorbereiten.

Typische Inhalte: ausgewählter Kontakt, vorbereiteter Nachrichtentext und Versanddatum.

Bedeutung: Das Tool bereitet den Text vor. Du prüfst ihn, passt ihn bei Bedarf an, versendest ihn manuell und dokumentierst anschließend das Versanddatum.

4. Rechercheaufträge

Zweck: Die Suche nach neuen Kooperationspartnern strukturiert beauftragen.

Typische Inhalte: Person, Organisation oder Webadresse, Angebot, Suchgebiet, gewünschte Rolle, Anzahl, Priorität und erläuternde Notizen.

Bedeutung: Listen können aus TXT-, HTML- oder ähnlichen Textquellen übernommen werden. Trennlinien aus Unterstrichen oder Bindestrichen werden berücksichtigt. Der Kontext aus der Quelldatei soll als Notiz erhalten bleiben. Eine tatsächliche Recherche erfolgt nur nach ausdrücklichem Auftrag und mit öffentlich zugänglichen geschäftlichen Daten. E-Mail-Adressen dürfen nicht geraten werden.

Wichtig: Die Schaltflächen zum Informieren des Nachfass-Assistenten oder zum Freigeben einer Datei speichern beziehungsweise aktivieren den Rechercheauftrag in der Datenbank. Sie senden aber nicht automatisch eine Nachricht an Codex. Deshalb folgt anschließend eine kurze Nachricht wie:

Bitte neue Rechercheaufträge im Nachfass-Assistenten bearbeiten.

Ein zeitgesteuerter Prüfauftrag über die Windows-Aufgabenplanung oder einen Linux-Cronjob wäre technisch ebenfalls möglich, ist aber für den aktuellen Ablauf nicht erforderlich.

5. Telefon-Nachfassschritt

Zweck: Ein Gespräch sachlich und wertschätzend vorbereiten.

Typische Inhalte: Einstieg, offene Frage, Einordnung des Angebots, Pilotidee, Hinweis auf Entlastung und Abschlussfrage.

Bedeutung: Der Leitfaden gibt Orientierung, ersetzt aber kein echtes Gespräch. Du entscheidest, was zur Person und zur Situation passt.

6. Gesprächsprotokoll

Zweck: Erkenntnisse aus dem Gespräch in konkrete Handlungen übersetzen.

Typische Inhalte: Datum, Beteiligte, Kontext, Reibungspunkte, Resonanz, Bedenken, Reaktion auf den Pilotansatz, Bedingungen, nächste Schritte und Wiedervorlage.

Bedeutung: Protokolle können gespeichert, als Text kopiert, gelöscht und wiederhergestellt werden. Das Ergebnis und der nächste Schritt fließen in die weitere Kontaktbearbeitung ein.

7. Sicherung und Datenpflege

Zweck: Arbeitsstände schützen und Daten kontrolliert verwalten.

Typische Inhalte: Sicherung erstellen, Sicherung auswählen, wiederherstellen, CSV-Import sowie vollständiges Löschen mit Sicherheitsabfrage.

Bedeutung: Die lokale Version legt SQLite-Sicherungen im Projektordner an. Vor weitreichenden Lösch- oder Wiederherstellungsschritten wird zusätzlich gesichert.

Datenschutz und Einfachheit

Lokale Version

Die Anwendung läuft im Browser auf dem eigenen Rechner.
Die Adresse 127.0.0.1 bezeichnet ausschließlich den eigenen Computer;
Ein moderner Webbrowser (Firefox, Chrome, MS Edge, ...) dient lediglich als Anzeige- und Bedienoberfläche.
Die Arbeitsdaten liegen in einer lokalen SQLite-Datenbank.
Sicherungen werden lokal im Projektordner gespeichert.
Der lokale Programmteil und die SQLite-Datenbank arbeiten auf dem eigenen Rechner; die Kontaktdaten werden nicht für den Betrieb an einen externen Anwendungsserver übertragen.
Nachrichten werden nicht automatisch versendet.
Anrufe werden nicht automatisch durchgeführt.
Für Recherchen sollen nur öffentlich zugängliche, geschäftliche Kontaktdaten und offizielle Quellen verwendet werden.
Politisch aktive Gruppen werden neutral nach Zuständigkeit, Bedarf und sachlicher Passung betrachtet.

Online-Demo

Sie enthält ausschließlich fiktive Kontaktdaten.
Sie hat keine Verbindung zur lokalen SQLite-Datenbank.
Änderungen werden im Browser des jeweiligen Besuchers gespeichert.
Es gibt keine Übertragung an ein Backend.
Die Demo ist nicht für echte personenbezogene Daten vorgesehen.

🛠️ Das Tool hilfreich anwenden

Inhaltsangabe zum Einführungsvideo:

1. Vorher:
Viele Kontakte. Kein klarer nächster Schritt

2. Wendepunkt

Nachfass-Assistent – Vom Kontakt zum klaren nächsten Schritt

3. Ablauf

So hilft dir der Assistent in 5 Schritten

4. Beispiel

Samira verschwindet nicht mehr in der Liste

5. Nachher

Statt Chaos: klare nächste Schritte

2️⃣ Schnellstart-Anleitung

Wie nutzt du den Nachfass-Assistenten?

Der Nachfass-Assistent führt dich schrittweise von einem ungeprüften Kontakt bis zum dokumentierten nächsten Schritt.

Du:

prüfst und ergänzt den Kontakt,
ordnest ihn einem deiner Angebote zu,
bereitest die passende Nachricht vor,
versendest sie bewusst selbst,
dokumentierst das Versanddatum,
bearbeitest später das fällige Follow-up oder den Telefonkontakt,
und hältst Gesprächsergebnis sowie nächsten Schritt fest.

Schritt 1: Aktuelle Aufgaben anzeigen

Öffne dazu das Menü und wähle den Menüpunkt "Heute".
Klicke nochmal auf diesen Menüpunkt, um das Menü wieder zu verstecken.

Übrigens, neben dem Menüpunkt "Heute", wird die Zahl der aktuellen Aufgaben und neben „Kontakte“ die aktuelle Gesamtzahl der Kontakte angezeigt.

Unter "Heute" siehst du ganz oben, die Anzahl der Kontakte und welche noch zu prüfen sind.
Außerdem wie viele für die Erstmail frei geschaltet sind und wie viel Rechercheaufträge noch offen sind.
Darunter die zwei aktuell wichtigsten nächsten Arbeitsschritte.
In diesem Beispiel Samira Neumann, an die noch eine Follow-up Mail gesendet werden soll und Jonas Feld, für den das Telefongespräch vor zu bereiten ist.
Über eine weitere Ansicht können alle offenen beziehungsweis, aktuell fälligen Aufgaben angezeigt werden.

Unter "Arbeitsablauf" werden die wichtigsten Teilaufgaben noch einmal genauer beschrieben. Dazu einfach auf das Plus klicken.

Schritt 2: Kontakt prüfen

Öffne dazu das Menü und klick auf „Kontakte“.
Über diesen Button können neue Kontakte hinzugefügt werden.
Mit der Suchfunktion können alle Kontakte nach Stichwörtern durchsucht
und nach Status und Zielgruppen sortiert werden.
Kontakte aus anderen Anwendungen als CSV importieren
Kontakte sichern bzw.als CSV exportieren
Einen bestimmten Kontakt auswählen.
Hier Samira Neumann, an die bereits eine Erstmail gesendet
und die Follow-up Mail vorbereitet wurde.
Diesen Kontakt mit einem Klick auf "Bearbeiten" öffnen.

Vor der Freigabe sollten Name, Organisation, Rolle und geschäftliche Kontaktdaten überprüft werden. Ergänze Angebot, Priorität, Quelle, Passung und relevante Notizen. Setze den Status erst nach der Prüfung auf „Freigegeben“.

Über dieses Drop down-Menü kann der aktuelle Status ausgewählt werden.
Hier das Datum eintragen, an dem die Erstmail gesendet wurde, damit der Kontakt später rechtzeitig in den aktuellen Aufgaben mit dem entsprechenden nächsten Schritt vorgeschlagen wird.
Hier das Datum eintragen, an dem die Follow-up Mail gesendet wurde.
Datum des Telefon-Gesprächs.
Die Passung beschreibt, warum und wofür ein Kontakt im Zusammenhang mit dem ausgewählten Angebot besonders geeignet sein könnte.
Beispiele:
- möglicher Pilotpartner
- fachlicher Kooperationspartner
- Multiplikator mit Zugang zu relevanten Initiativen
- Anwender mit einem konkreten Bedarf
- Investor oder Finanzierungspartner
- geeigneter Gesprächspartner für Feedback und Praxiserfahrungen
Wichtig ist das Wort „könnte“, solange die Passung nur auf einer Recherche oder ersten Einschätzung beruht. Erst durch Prüfung und Gespräch zeigt sich, ob die Zusammenarbeit tatsächlich passt.
Unter Notizen können wichtige Zusatzinformationen eingefügt werden.
Unter „Gesprächsergebnis“ wird festgehalten, was sich aus dem Gespräch inhaltlich ergeben hat. Es beschreibt den aktuellen Stand, nicht nur den Gesprächsverlauf.
Beispiele:
- Grundsätzliches Interesse am Angebot besteht.
- Kein aktueller Bedarf, aber erneute Kontaktaufnahme im nächsten Quartal erwünscht.
- Interesse an einem unverbindlichen Kennenlernen.
- Ein Pilotprojekt ist grundsätzlich vorstellbar.
- Die Organisation möchte zunächst eine kurze Projektbeschreibung erhalten.
- Das Angebot passt derzeit nicht zu den eigenen Aufgaben.
- Rücksprache mit Vorstand oder Geschäftsführung erforderlich.
- Interesse besteht nur an der KI-Toolbox, nicht am Coaching-Angebot.
- Datenschutz und zeitlicher Aufwand müssen vorab geklärt werden.
- Eine Zusammenarbeit als Multiplikator ist eher denkbar als eine eigene Nutzung.
- Ansprechpartner ist nicht zuständig und hat an eine andere Person verwiesen.
- Kein Interesse an einer weiteren Kontaktaufnahme.
- Konkreter Gesprächstermin wurde vereinbart.
- Entscheidung wurde vertagt; Wiedervorlage in drei Monaten.
- Pilotprojekt mit drei Initiativen soll näher geprüft werden.
Eine gute Eintragung beantwortet möglichst:
Wie steht der Kontakt zum Angebot, was wurde entschieden und welche Bedingungen oder Hindernisse wurden genannt?
Beispiel:
Grundsätzliches Interesse an einem dreimonatigen Pilotprojekt. Vor einer Entscheidung benötigt die Organisation eine kurze Übersicht zu Aufwand, Datenschutz und erwarteten Ergebnissen. Die endgültige Freigabe muss durch den Vorstand erfolgen.
Der aus dem Gesprächsergebnis folgende Arbeitsschritt gehört in „Nächster Schritt“, beispielsweise:
Zweiseitige Pilotübersicht bis Freitag senden und nach einer Woche nachfassen.

Schritt 3: Erstmail vorbereiten

Öffne dazu das Menü und klick auf „Mailvorlagen“.
Wähle in „Mailvorlagen“ die Kontakt-ID.
Prüfe den vorbereiteten Text und passe ihn an die konkrete Situation an.
Der Text wird nicht automatisch versendet, du kopierst ihn manuell in die Zwischenablage und fügst ihn, in dein Mail-Programm ein.
Klicke auf den Button "Heute versendet" um den Status "Erstmail versendet" für diese Person zu setzen.
Versende die Nachricht in deinem eigenen E-Mail-Programm.
Gehe anschließend zu Kontakt bearbeiten (siehe vorhergehendes Bild) und dokumentiere den Versand
Trage dort unter "Erstmail gesendet" das Versanddatum ein.
Erst dadurch kann der Nachfass-Assistent den nächsten Zeitpunkt zuverlässig berechnen.

Schritt 4: Follow-up Mail senden

Wenn auf die Erstmail keine Antwort erfolgt, dann wird nach sieben Tagen eine Follow-up Mail fällig.

Öffne dazu das Menü und klick auf „Mailvorlagen“.
Wähle in „Mailvorlagen“ die Kontakt-ID.
Prüfe den vorbereiteten Text und passe ihn an die konkrete Situation an.
Auch die Follow up-Mail wird nicht automatisch versendet, du kopierst sie manuell in die Zwischenablage und fügst sie, in dein Mail-Programm ein.
Klicke auf den Button "Heute versendet" um den Status "Follow up versendet" für diese Person zu setzen.
Versende die Nachricht in deinem eigenen E-Mail-Programm.
Gehe anschließend zu Kontakt bearbeiten (siehe vorhergehendes Bild) und dokumentiere den Versand
Trage dort unter "Follow-up gesendet" das Versanddatum ein.
Erst dadurch kann der Nachfass-Assistent den nächsten Zeitpunkt zuverlässig berechnen.

Schritt 5: Per Telefon nachfassen

Drei Tage nach dem Follow-up folgt der Anruf. Nutze dazu den Leitfaden als Orientierung.
Prüfe vorher Notizen, Passung und bisherigen Verlauf.

Der grundsätzliche Ablauf ist genauso wie vorher bei der Erstmail und der Follow up-Mail gezeigt wurde.

Notiere wichtige Infos zum Gespräch im Gesprächsprotokoll.
Öffne dazu das Menü und klicke auf "Gesprächsprotokoll".

Mit dem Gesprächsprotokoll wird aus einer simplen Automatisierung tatsächlich ein lernendes Vertriebssystem. Nach beispielsweise 30 Kontakten kannst du mit Hilfe der KI auswerten: Welche Zielgruppen antworten? Welche Betreffzeilen funktionieren? Welche Argumente erzeugen Interesse? Wo gibt es Einwände? Nach welchem Follow-up entstehen Gespräche?

Hier ein Beispiel wie so ein Gesprächsprotokoll aussehen kann:

Erstelle nach größeren Importen, Bereinigungen oder wichtigen Gesprächen eine neue Sicherung. Prüfe gelegentlich, ob die Wiederherstellungsliste die erwarteten Sicherungen enthält.

Was wird in der Premium-Version gesichert?
Die vollständige SQLite-Datenbank: Kontakte, Rechercheaufträge, Gesprächsprotokolle, Statusangaben, Termine und Aktivitätsverlauf.
Alles DSVGO-konform. Die Daten bleiben auf deinem Gerät.

Schritt 7: Nach Kooperationspartner recherchieren

Öffne dazu das Menü und klicke auf „Rechercheaufträge“.
Importiere eine Namensliste oder Webseite mit potentiellen Partnern im txt, RTF oder HTML-Format hochgeladen werden. Die echte Recherche funktioniert aber nur in der Premium-Version.
Oder lege unter "Neuer Rechercheauftrag" einen Rechercheauftrag an. So kannst nach den Kontaktdaten einer konkreten Person oder Organisation suchen. In der Online-Demo wird aber keine Internetrecherche durchgeführt - zur Premium-Version

Bei der Recherche werden nach Möglichkeit Organisation, zuständiger Ansprechpartner, Funktion, offiziell veröffentlichte geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website, öffentlich sichtbares LinkedIn-Profil, Instagram, X/Twitter, Quellen, Prüfdatum und eine kurze Begründung der Passung ermittelt. Zugangsbeschränkungen werden nicht umgangen und E-Mail-Adressen nicht erraten. Neue Ergebnisse erhalten zunächst den Status „Zu prüfen“.

Wichtig!
Auch bei der Premium-Version gilt:
Ein Klick auf die Schaltfläche speichert und aktiviert den Rechercheauftrag, informiert aber Codex nicht automatisch. Dass muss Codex mitgeteilt werden.
Schreibe dazu in den Chat: „Bitte neue Rechercheaufträge im Nachfass-Assistenten bearbeiten.“

3️⃣ Praktisches Beispiel

Samira Neumann ist ein fiktiver Beispielkontakt bei „Werkstatt Gemeinsam e.V.“. Der Verein moderiert lokale Beteiligungsprojekte. Deshalb könnte er als Pilotpartner für die KI-Toolbox fachlich passen.

Ausgangslage

Angebot: KI-Toolbox
Priorität: A
Passung: Erfahrung mit Beteiligungsprojekten
Status: Erstmail gesendet
Erstmail: vor acht Tagen
Antwort: noch nicht dokumentiert

Verarbeitung im Nachfass-Assistenten

Der Versandzeitpunkt ist eingetragen.
Der Assistent erkennt, dass nach sieben Tagen ein Follow-up fällig ist.
Samira erscheint unter den wichtigen nächsten Aufgaben.
In den Mailvorlagen wird der Kontakt ausgewählt.
Der vorbereitete Text wird geprüft und individuell angepasst.
Das Follow-up wird außerhalb des Tools manuell versendet.
Das Versanddatum wird anschließend eingetragen.
Bleibt eine Antwort aus, wird drei Tage später die Telefonvorbereitung fällig.

Ergebnis

Der Kontakt geht nicht verloren, und der nächste Schritt ist nachvollziehbar. Gleichzeitig bleibt die Kommunikation persönlich: Der Nachfass-Assistent entscheidet weder über die Ansprache noch versendet er selbstständig eine Nachricht.

Nächste Handlung

Den Follow-up-Text auf die konkrete Arbeit von „Werkstatt Gemeinsam e.V.“ beziehen, manuell senden und das Versanddatum dokumentieren.

4️⃣ Tipps und Best Practices

✅ Versanddaten sofort eintragen

Ohne korrektes Datum kann kein verlässlicher Folgezeitpunkt berechnet werden.

✅ Notizen knapp, aber aussagekräftig halten

Notiere vor allem Zuständigkeit, Passung, wichtigen Kontext und vereinbarte nächste Schritte.

✅ Angebot statt allgemeiner Zielgruppe verwenden

Ordne den Kontakt dem Angebot zu, für das eine konkrete Zusammenarbeit sinnvoll erscheint.

✅ Priorität und Fälligkeit unterscheiden

Ein Kontakt mit Priorität A ist wichtig. Ein heute fälliges Follow-up kann trotzdem dringender sein als eine neue Freigabe.

✅ Vorlagen immer individualisieren

Eine Vorlage schafft Konsistenz, ersetzt aber keine persönliche und sachlich passende Ansprache.

✅ Rechercheaufträge mit Kontext versehen

Ein Name allein reicht oft nicht. Ergänze, warum die Person oder Organisation relevant sein könnte.

✅ Keine Kontaktdaten erraten

Nutze nur öffentlich zugängliche geschäftliche Daten und dokumentiere die Quelle.

✅ Dubletten vor dem Import beachten

Organisation, E-Mail-Adresse und Website helfen dabei, bereits vorhandene Kontakte zu erkennen.

✅ Gespräche mit einem nächsten Schritt abschließen

„Interesse vorhanden“ ist zu ungenau. Besser ist: „Pilotübersicht bis Freitag senden und Folgetermin vorschlagen.“

✅ Vor größeren Änderungen sichern

Das gilt besonders vor Importen, Mehrfachlöschungen oder einer vollständigen Datenbereinigung.

✅ Mit einer kleinen Tageshandlung beginnen

Übersetze ein großes Ziel in eine konkrete Einheit, etwa drei Kontakte heute. Werte danach aus, was funktioniert hat, verbessere deinen Leitfaden und wiederhole den Ablauf.

5️⃣ Häufige Fehler

1. Status ändern, ohne den Kontakt zu prüfen

Ein Kontakt wird auf „Freigegeben“ gesetzt, obwohl Rolle, Adresse oder Passung noch unklar sind.

Besser: Fehlende Angaben ergänzen, Quelle prüfen und erst danach freigeben.

2. Versand nicht dokumentieren

Die E-Mail wurde verschickt, aber das Datum fehlt.

Besser: Das Versanddatum unmittelbar nach dem manuellen Versand eintragen.

3. Vorlagen ungeprüft übernehmen

Ein Standardtext wird ohne Bezug zur Organisation versendet.

Besser: Anlass, Passung und gewünschte nächste Handlung konkretisieren.

4. Rechercheauftrag ohne Suchkontext anlegen

Ziel, Region oder gesuchte Rolle bleiben offen.

Besser: Den Auftrag so formulieren, dass ein passender Ansprechpartner sachlich eingegrenzt werden kann.

5. Online-Demo für echte Kontaktdaten verwenden

Die Demo ist für das Ausprobieren mit fiktiven Daten gedacht.

Besser: Echte Arbeitsdaten nur in der dafür vorgesehenen lokalen Version verwalten.

6. Gespräch dokumentieren, aber keinen nächsten Schritt festlegen

Das Protokoll beschreibt das Gespräch, führt aber nicht weiter.

Besser: Verantwortlichkeit, Handlung und möglichst einen Termin festhalten.

7. KI-Vorschläge als fertige Entscheidung behandeln

Rechercheergebnisse oder Textentwürfe werden ungeprüft übernommen.

Besser: Quellen, Zuständigkeit, Passung und Formulierung selbst prüfen und bewusst freigeben.

8. Auf den Recherche-Button klicken und auf automatische Bearbeitung warten

Der Auftrag ist dann in der Datenbank freigegeben, Codex wurde dadurch aber nicht benachrichtigt.

Besser: Nach dem Klick kurz schreiben: „Bitte neue Rechercheaufträge im Nachfass-Assistenten bearbeiten.“

💡 Wichtigster Merksatz

Der Nachfass-Assistent macht aus einem Kooperationsziel eine wiederholbare Handlungskette, während Freigaben, Kommunikation und Entscheidungen bewusst bei dir bleiben.

👉 Jetzt starten

Toolbeschreibung: Nachfass-AssistentKontakte organisieren, kein Nachfassen mehr vergessen und alles datenschutzfreundlich lokal speichern